Organizzazione Eventi: Ecco come organizzare un convegno di successo

Quello dell’Organizzazione Eventi è senza dubbio uno dei settori più variegati che esistano: per cui dopo aver visto come si organizza un concerto, e cosa fa un wedding planner per organizzare un matrimonio, oggi cercheremo di capire qual è la chiave del successo per organizzare al meglio un convegno.

Qualunque sia il ramo dell’organizzazione eventi per il quale si desidera lavorare, la cosa sicura è che il compito da svolgere è tutt’altro che facile e veloce. Nel caso specifico dell’organizzazione di un convegno poi, oltre a necessitare di parecchio tempo, si deve prestare attenzione ad ogni singolo particolare, per cui, proprio come quando si costruisce un puzzle, ogni tassello deve trovare il suo posto.

Organizzare un convegno: uno dei compiti più ardui per chi lavora nell’organizzazione eventi

Essendo uno dei settori più complessi dell’organizzazione eventi, quando si vuole organizzare un convegno, la prima cosa da fare è quella di preventivare una cospicua somma utile alla realizzazione dello stesso. Fatta questa “economica” premessa, esistono due modi di agire per organizzare un convegno:

• Proporsi come organizzatore privato
• 2Offrirsi come organizzatore presso il Comune, ente, etc. dove si intende organizzare il convegno.

Decisa la modalità di azione, come ogni organizzazione di eventi che si rispetti, bisogna fissare con largo anticipo la data di svolgimento, e buttare su carta tutto ciò che serve per organizzare efficacemente il convegno, ovvero:

·      Lista dei possibili partecipanti

·      Contatti degli Assessori alla cultura, se organizzato per conto di un Comune

·      Data stabilita

·      Contatti mediatici (radio, giornali, tv, web)

·      Finalità del convegno

·      Possibili interviste

·      Invio ai partecipanti di tutta la documentazione riguardante il convegno, redatta contenendo informazioni su: sede del convegno (comprensiva di piantina illustrativa), esposizione dei dati, e obiettivi.

Fatte queste operazioni basilari, e necessari, e una volta adempiuti i necessari passaggi burocratici, si è pronti per svolgere uno dei compiti più ardui dell’organizzazione eventi: l’organizzazione di un convegno.